『会議の心得』　（みんなのマナー）

今回のマナーブログは、会議の心得についてお話します。
当社配布資料『みんなのマナー』より

【会議の心得】

会議を開く目的には、次の４つがあります。
●審議し、決断や決定をする。
●決定・指示事項を徹底する。
●相互の情報交換を行う。
●アイディアを求め衆知を結集する。

会議を開催しようとするときは、必ず会議の目的や性格をはっきりさせることが大切です。
そうすることにより、出席者の範囲や人数を適切なものにすることができます。

（１）会議の準備を手際よくやりましょう。
会議の準備をすることは、会議の目的に沿って、シナリオ・ストーリーを書くことです。シナリオとは会議の進行に合わせて、次のことをまとめると良いでしょう。
●参会者をどのように導入するか。
●何をどのように説明するか。
●協議事項・決定事項は何か。
●資料・掛図は何にするか。
●議題毎の時間配分をどうするか。
●内容に合った会議室を選ぶ。

（２）資料を効率的に準備しましょう
会議には、その目的に沿った必要最小限の資料を準備することが大切です。資料は、早めに作成し、事前に配布するようにしましょう。
また、日常使用している書類を活用し、新たな資料を極力作らないといった心がけも必要です。

（３）会議を効率的に運営しましょう。
●定刻までに必ず集まる。
●要領よく話す。（事前に発言内容を検討し最小限の時間の発言にする。）
●議題毎に時間を決める。
●会議中にかかってきた電話はいったんきり、会議終了後かけ直す等して会議の流れは妨げないようにする。
●結論を必ず出し、最後に内容を全員で確認し合う。
●会議が終わったら椅子はもとに戻しましょう。

（４）結論は直ちに関係者に報告しましょう
会議が終わったら、主催者は一両日中に議事録を作成し、出席者及び関係者に配布しましょう。また、出席者は会議の結果を即日上長に報告するとともに、結論に対する行動を起こすことが大切です。