ビジネスメール、6つのポイント
最近では、ビジネスチャットによるコミュニケーションが増え、メールを書く機会が減っている人も多いと思います。
それでも、取引先とのやり取りにはメールを使うことがまだまだ多く、相変わらずメールは重要なコミュニケーションツールです。
今回は、メールを書く際のポイントをいくつか紹介しますので、参考にしてみてください。
結論は最初に
はじめに内容を把握していることで、その後の文章を読む負担が軽減されます。
複雑な内容で、長文になる時ほど意識するようにしましょう。
これが苦手な人が非常に多いです。
苦手な人は、メールに限らず「結論は最初に！」を常日頃から意識するようにしましょう。
事実と意見を一緒に記述しない
事実は事実、意見は意見と分かるような書き方を意識しましょう。
混在すると伝わりにくい文章になりがちです。
一文を短くすることで読み手の負担が減る
一般的には、メールの１行の文字数は３５文字以内に収まるとよいそうです。
↑の１行が句読点を含めてちょうど３５文字です。
さすがに短いので、３５文字にはこだわらなくても、あまり長くならないように意識してみましょう。
話し言葉（口語）、書き言葉（文語）を混同しない
例えば、下記のようなものです。
- 御社（口語）/ 貴社（文語）
意外に知らない人も多いのですが、メールでは「貴社」を使います。
語句の重複に注意
- 一番最初 / 一番最後
- 大体○○くらい
- 約○○程度
- 先ずはじめに
うっかり使ってしまいがちですが、送信前に重ね言葉がないかチェックするようにしましょう。
返信はできるだけ早く
最後に、書き方ではないですが、返信が早いほど仕事ができる人です。
あまり時間を空けずに返信する癖をつけましょう。
今回は以上の６つのポイントを紹介しました。
読む相手のことをよく考えて書くようにすれば、おのずと読みやすい・理解しやすい文章になると思います。
