最近では、ビジネスチャットによるコミュニケーションが増え、メールを書く機会が減っている人も多いと思います。

それでも、取引先とのやり取りにはメールを使うことがまだまだ多く、相変わらずメールは重要なコミュニケーションツールです。

今回は、メールを書く際のポイントをいくつか紹介しますので、参考にしてみてください。

結論は最初に

はじめに内容を把握していることで、その後の文章を読む負担が軽減されます。
複雑な内容で、長文になる時ほど意識するようにしましょう。

これが苦手な人が非常に多いです。
苦手な人は、メールに限らず「結論は最初に！」を常日頃から意識するようにしましょう。

 

事実と意見を一緒に記述しない

事実は事実、意見は意見と分かるような書き方を意識しましょう。

混在すると伝わりにくい文章になりがちです。

 

一文を短くすることで読み手の負担が減る

一般的には、メールの１行の文字数は３５文字以内に収まるとよいそうです。

↑の１行が句読点を含めてちょうど３５文字です。
さすがに短いので、３５文字にはこだわらなくても、あまり長くならないように意識してみましょう。

 

話し言葉（口語）、書き言葉（文語）を混同しない

例えば、下記のようなものです。

• 御社（口語）/ 貴社（文語）

意外に知らない人も多いのですが、メールでは「貴社」を使います。

 

語句の重複に注意

• 一番最初 / 一番最後
• 大体○○くらい
• 約○○程度
• 先ずはじめに

うっかり使ってしまいがちですが、送信前に重ね言葉がないかチェックするようにしましょう。

 

返信はできるだけ早く

最後に、書き方ではないですが、返信が早いほど仕事ができる人です。

あまり時間を空けずに返信する癖をつけましょう。

 

今回は以上の６つのポイントを紹介しました。

読む相手のことをよく考えて書くようにすれば、おのずと読みやすい・理解しやすい文章になると思います。

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