ビジネスメール、３つのポイント

前回の「ビジネスメール、6つのポイント」に引き続き、
メールを書く際のポイントをいくつか紹介しますので、参考にしてみてください。

類義語の使い分け

• ご教授ください
• ご教示ください

 

どちらも「教えてください」を丁寧にした際の言い回しですが、
「ご教授」とは「学問や技能・技芸を伝達する・教える」という意味で、
知識や方法を聞き出したい時には「ご教示ください」を使います。

どちらも「教えてください」という意味を持ちますが、
「ご教授」の方はやや大げさな感じが出てしまうため、
ビジネスシーンでは一般的に「ご教示」が使われます。

 

敬称の使い方

敬称としてよく使われるのは、「殿」や「様」ですが、
それぞれの使い方を理解しておきましょう。

 

自分よりも目上の人に「殿」を使用しないのが一般的です。
殿様を連想しますが、「殿」は目下の人に対して使う敬称となります。

また、基本的に「殿」は営業部長殿といったように「役職＋殿」で使用します。

公用文では慣習として「個人名＋殿」が使われていましたが、
最近は「個人名＋様」が使われるようになってきているそうです。

そういうこともあって、最近では「殿」よりも「様」を使うことが多いようです。
「殿」は時代劇以外では話し言葉としても使いませんしね。

 

逆に役職に「様」は使用しません。
部長様はNGということです。

そもそも、役職名に敬称を付ける必要がないのです。

基本的に「様」は「個人名＋様」で使用します。

役職と合わせて使う場合は、
「営業部長 山田様」という使い方になるかと思いますが、
「山田営業部長」の方が自然な気がします。

それと、あくまで敬称ですので、女性に「殿」もありなんだそうです。
私は「殿」は使わない派ですが、その理由は女性につけるのに抵抗があったからということもあります。

 

敬語の使い方

• 承知しました
• 了解しました

 

どちらも「分かりました」を丁寧にした際の言い回しですが、
一般的に目上の人には「了解しました」は使わず、「承知しました」を使います。

 

その辺りは理解した上で、私は取引先の人には「承知しました」を使って、
社内では目上の人には「了解しました」を使うこともあります。

社内の人にはあまり堅苦しくならないようにしたいという思いからです。

 

意味合いを理解して、失礼がないように使分けるようにしましょう。

 

 

今回は以上の３つのポイントを紹介しました。

皆さんがメールを書く際の参考になれば幸いです。

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